Aus den Gesamtkatalogen werden zielgenau nur Teilsortimente (Katalogansichten) für einzelne Kostenstellen oder Mitarbeiter freigeschaltet. Angezeigt werden nur die Kategorien, die nach den Benutzerrollen erlaubt sind.
Es werden einmalig Budgetgrenzen für die Bestellungen festgelegt (Mengen, Zeiten, Werte). Innerhalb dieser Grenzen kann ein Beschaffer selbständig einkaufen. Das heisst, er kann eigenverantwortlich unter Beachtung vorgegebener Richtlinien Artikel auswählen und bestellen.
Übersteigen Werte oder Mengen einer Bestellung die vereinbarten Grenzen, wird eine Genehmigungsinstanz über die Bestellung informiert. Dort wird die Bestellung genehmigt oder abgewiesen.
Wurde die Genehmigung erteilt, oder war die Bestellung des Mitarbeiters innerhalb seines Bestellrahmens, wird die Bestellung in elektronischer Form an den Lieferanten übermittelt.
Der Vorgesetzte hat die Möglichkeit, die Bestellungen der Beschaffer einzusehen.
Lieferung und Abrechnung unterliegen den vereinbarten Prozess-Regeln.
Die Bestelldaten werden in einem vereinbarten Format in das ERP-System des Lieferanten übertragen.
Entspricht die Lieferung der Bestellung kann der Beschaffer den Erhalt der Produkte bestätigen.
Der Wareneingang kann über das Beschaffungs-System gebucht werden. Den Positionen der zugehörigen Bestellung wird ein Lieferstatus zugewiesen (volle Belieferung, Teillieferung)
Das ERP-System übernimmt die Zahlungsabwicklung